多文件的收集工作总是很令人头疼,特别当这项工作不是一次性,而是需要定期执行:
"我做门店运营工作,经常要让门店把相应的表格发给我,一打开邮箱,里面有五六十个邮件,一个个下载整理很费劲。有没有一个软件,可以让所有人把文件上传到一个平台,不能看到其他人的上传的,只有我能全部看的到,什么软件或平台能够实现这个功能?”
这样的需求其实很常见,相似的还有:
, -总公司收集分公司资料;
,——老师收集班级电子作业;
, -政府收集辖区企业资料等。
在这样的需求背后,其实透露着收集者对目前已有收集方式的不满,对收集工作产生的厌烦心理。不管是通过常用的微信,QQ,或是邮箱进行收集,都需要手动下载整理,如果手动下载量超过50,相信大部分人会顿时失去对工作的热忱。
目前市场上并没有针对这一需求而独立开发的应用工具,最能解决该需求的只有企业云盘产品,其中云盒子企业私有云盘应该是针对多文件收集工作做得最到位的一个。可达到这样的效果:
<>强免下载,自动收集归档:强通过让提交者上传至指定的目录,以实现自动化收集,省去收集者的下载整理工作。
<>强防窥探,数据隐私保护:在上传文件时,任何人都无法看到其他人上传的文档,确保个体的数据隐私安全。
<强>云存储,随时访问数据:强收集者可以随时随地通过云盒子网页版,电脑客户端,手机应用查看已经收集的数据。
通过云盒子企业云盘收集文件有3种方式: <>强文件夹外链,绑定邮箱,文件夹权限设置强。不管哪种方式都能达到自动收集和隐私规避的效果,其中应用最广泛的方法是文件夹外链,也是本文重点介绍的多文件收集办法。
为文件创建分享链接,是云盘最常用的文件分享办,而云盒子文件夹外链在分享的意义上多了一层收集。通过将链接发送给所有提交者,让他们在该页面上传文件,以达到文件自动收集的效果,提交者无需登录云盘。按照云盒子以账号数的收费方式,这也意味着可以省去一笔不小的费用。
在开头提到的例子中,通过云盒子外链解决的操作步骤是:
1。新建一个用于存放门店表格的文件夹,菜单选择创建外链,创建过程中请务必勾选 <强>【上传】以及 <强>【只允许看到本次登录上传的文件】强,以此保证其他人可以上传但看不到其他人的文件,其他选项可以根据需求勾选:
2。创建成功后,将链接(及密码)复制给上传者,点击名称后面的复制按钮,则同时复制名称,链接(及密码),点击二维码下的复制链接按钮仅复制该链接:
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3。其他人访问链接,上传自己的信息文件就等于上传到云盘中,你可以通过云盒子网页版,电脑客户端或者手机应用登录查看已上传的文件:
以上就是通过文件夹外链收集文件的方法。
另外,如果每个门店都有文档存储,共享的需求,可以为门店创建云盒子云盘账号,一旦有了账号,文档收集方式是可以直接登录云盘,将门店表格上传到指定目录。通过对目录设置权限,也能达到自动收集和隐私规避的效果。
云盒子可设置11级文档权限,选定好目录的操作权限后,记得勾选 <强>【受限】选项,就可以防止大家在上传时看到其他人的文件。
在日常的工作生活中,多文件收集的工作场景并不少,见云盒子企业云盘已经成为这类工作者的左臂右膀,最大限度地减少文件收集的工作量,提升对文件收集归档工作的效率。
