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受微软SharePoint项目组的邀请,于2019年6月29日赴北京微软总部参加SharePoint Staturday,为大家分享了关于《工作场所管理你的数字与自动化工具》的主题,事件一共13个主题,扬声器来自界内的大咖和微软产品组精英,现场气氛活跃,面对前言技术,大家如获至宝,纷纷参与讨论中。
而我分享的主题,于其他说话略有不同,其他讲师侧重企业如何规定一个门户网站,如何做文档管理系统,如何做安全管理等等,面向的是企业初期的设计和构想,而我分享的主题是企业运行系统多年后,从它管理的Painpoint角度,如何面对这些之哪些痛点刺激后,来自助管理企业平台。
主要覆盖以下4个内容:
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<李>合作今天李
<李> 现代工具
<李> 时使用
<李>案例研究李
比如说现阶段,我们处于数字劳动力时代、科技在引领潮流,很多企业在加速转型,为了提高工作效率,以及数据安全性,正在寻找一款完整,有效,安全的协同办公解决方案,而微软的Office 365恰好能满足企业的这些要求,提供邮件,网站,Yammer \团队等等多种协同办公工具,以满足不同用户群体。
初期,企业这部门给最终用户推广什么情况下使用Office 365所包含的工具之后,比如从一个项目协同角度考虑,能* * *使用的即时通讯工具历程是:
一个想法始于Yammer上,立项变为一个正式的项目后,可以托管与SharePoint站点中集中管理,那么与多方项目人员讨论方案时,由于多方人员可能是内外部用户,基本不在一个位置,那么我们可以采用团队来进行视频会议讨论,确定解决方案之后,可以以邮件的方式发送给用户收集反馈,然后我们可以通过Skype或者团队的方式来做演讲,最后定稿归档在SharePoint中保存,便于日后查找。
所以整个旅程中,我们使用到了Yammer, SharePoint站点,团队或者Skype为业务前景。
那么,有了上述它与客户之间的推荐的协同办公工具的使用和规划,我们可以看出Office 365的协作给我们提供了很多便捷,但是对于它而言,这种数字化工作场景势必给我们管理带来了挑战:
我不确定其他同仁是否有这方面的感觉,但从我这边的客户来看,比如南区的很多大型客户的,他们深有感触就是Office 365小组和团队越来越多,管理比较混乱,因为企业若将新建Office 365小组和团队的权限下放到最终用户,那么后台将有大量的团队以及对应的网站集存在,那么假如你日后会面临这样的挑战时,如何解决呢?
可能有一部分人会考虑到,我们来自动化管理,何为自动化管理?就是我们来定一个政策,来引导用户什么情况下来使用这些工具,并且使用前是得到部门领导审批通过确保一定会使用的情况下而启用这些工具。
能拥有这样想法的,非常不错,可以借助流来实现流程化的管理动作,但真正的自助管理平台并非所想的使用工作流就可以解决的,都包含哪些呢?
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<李>比如基于企业需求的情况下自助创建需要的工具李
<李>比如是否符合合规和数据安全政策李
<李>比如审批流程是串行还是并行
<李>比如是否考虑了生命周期等等李
基于上述的考量,我们AvePoint为大家提出的比较成熟的解决方案,这里,为大家分享一个应用在很多客户实际场景中的一个缩影是:
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<李>比如马克需要与其他同事一起讨论一个规划,那么他需要在公司的自助管理平台上提交一个请求,如果你不确定使用哪种空间,那么可以借助问卷来帮助完成。
<李>提交请求过程中,可以确认谁为组的所有者以及成员李
<李>同时,也可以为集团网站设定政策和生命周期,提交完成之后,后台自动获取Azure广告组织,根据请求者匹配其经理,经理会收到一封邮件批准
之<李>当经理批准请求后,请求者会收到相应的电子邮件,同时,所需要的Office 365组自动新建完成,伴随着其生命周期,当生命周期即将到期后,会将网站收集锁,若管理员不扩张,那么若干天后被删除或者档案李
